Gesellschafterversammlungen in Zeiten von Covid 19

Durch Kontaktbeschränkungen erschwert Corona in Sachen Gesellschafterversammlungen die Beschlussfassung von Gesellschaften maßgeblich.

Anwalt Daniel Ciobanu als Rechtsanwalt in Hannover beschäftigt sich mit diesem Artikel zum Thema Gesellschafterversammlungen in der Zeit des Covid19. Das Zusammenkommen in großen Menschenmengen erscheint oftmals unverantwortlich. Um die Handlungsfähigkeit von Gesellschaften mittels Beschlussfassung zu erhalten, wird zunehmend die Abhaltung von digitalen Versammlungen in Betracht gezogen.

Um dies zu ermöglichen, wurde Ende März 2020 im Eilverfahren das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht Regelung verabschiedet. Dieses Gesetz soll unter anderem auch die Durchführbarkeit von Gesellschafterbeschlüssen vor dem Hintergrund der Einschränkungen der Versammlungsfreiheit ermöglichen. Die Sonderregelungen für Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) wurde nun bis zum August 2022 verlängert.

Bisherige Rechtslage zur Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren

Bereits vor der gesetzlichen Erleichterung konnten gem. § 48 II GmbHG Gesellschafterbeschlüsse auch außerhalb von der Gesellschafterversammlung gefasst werden, wenn:
1. alle Gesellschafter in Textform dem Beschlussantrag zustimmen, oder
2. sich alle Gesellschafter mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen einverstanden erklären.
Das GmbH-Recht setzt mithin voraus, dass sich alle Gesellschafter mit der Beschlussfassung in schriftlicher Form einverstanden erklären. Die Entscheidung muss einstimmig sein.

Gesetzgeberische Erleichterung aufgrund der COVID-19-Pandemie.

In Artikel 2 §2 werden die Besonderheiten für die GmbH geregelt. Der Absatz regelt, dass GmbHs Beschlüsse der Gesellschafter in Textform oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden kann. Mithin ist nun nicht mehr die Zustimmung aller Gesellschafter für ein schriftliches Umlaufverfahren erforderlich. Einzelne Gesellschafter können demnach Mehrheitsbeschlüsse im Umlaufverfahren nicht mehr blockieren.
Es müssen jedoch sämtliche Gesellschafter mit
1. der Beschlussfassung in Textform oder
2. der schriftlichen Abgabe der Stimmen
einverstanden sein.
Neben der neuen Regelung gelten die Regelungen des Gesellschaftervertrags weiter. Gerade in neueren Gesellschaftsverträgen sind häufig Abstimmungen im schriftlichen Verfahren, per telefon- oder Videokonferenz oder in beliebiger Kombination geregelt. Wenn Ihr Gesellschaftervertrag solche Regelungen beinhaltet, können Sie Abstimmungen und Beschlüsse der Gesellschafterversammlungen im Umlaufverfahren auch nach Ende des Wirkungszeitraums des Gesetzes durchführen.

Video- und Telefonkonferenzen

Eine Regelung zur Durchführung von digitalen Versammlungen sieht das Gesetz folglich nicht vor. Beschlussfassungen in Telefon- oder Videokonferenzen sind mithin nur dann möglich, wenn der Gesellschaftervertrag dies ausdrücklich erlaubt.
Ohne Grundlage im Gesellschaftsvertrag ist eine virtuelle Gesellschafterversammlung nach der Rechtsprechung des BGH unzulässig und führt zur Nichtigkeit der Beschlüsse. Dies ist auch der Fall, wenn alle Gesellschafter ihr Einverständnis äußern.
Es gibt lediglich die Möglichkeit, dass sich die Gesellschafter zunächst in einer Telefon- oder Videokonferenz über die einzelnen Beschlussgegenstände austauschen und anschließend
1. den Beschluss im schriftlichen Umlaufverfahren fassen, oder
2. Gesellschafter andere Gesellschafter bevollmächtigen und diese in einem kleineren Rahmen dann abstimmen.

Ladung und Unterlagen

Für die Beschlussfassung im schriftlichen Umlaufverfahren gelten die allgemeinen Regelungen zur Ladung.
1. Die Landung muss fristgerecht angekündigt werden.
2. Gem. § 51 GmbHG muss die Ladung per eingeschriebenen Brief mit einer Frist von mindestens einer Woche erfolgen.
3. Es gelten jedoch die Vorgaben des Gesellschaftsvertrags. In den meisten Fällen beinhaltet dieser eine längere Frist und gestattet die Ladung auch per einfachem Brief, Telefax oder E-Mail.
4. Die für die Beschlussfassung erforderlichen Unterlagen, sind den Gesellschaftern rechtzeitig zu übermitteln.

Beschlussfassung

Die Einholung der Stimmen obliegt dem im Gesellschaftsvertrag bestimmten Versammlungsleiter. Oftmals ist dies der Geschäftsführer. Sieht der Gesellschaftsvertrag keinen Versammlungsleiter vor, sind die Geschäftsführer für die Einholung der Stimmen verantwortlich.
Auch im Umlaufverfahren gefasste Beschlüsse bedürfen der gesellschaftsvertraglichen oder gesetzlich vorgeschriebenen Mehrheit.
Nach Abgabe aller Stimmen bzw. Ablauf der dafür vorgesehen Frist stellt der Versammlungsleiter das Beschlussergebnis fest und teilt es den Gesellschaftern schriftlich oder per E-Mail/ Fax mit. Mit Zugang des Ergebnisses läuft die Anfechtungsfrist für die Gesellschafter.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die bisher geltenden Regelungen und die Erleichterung des COVID-19-Gesetzes die Möglichkeit bietet, Gesellschafterbeschlüsse für die GmbH ohne physische Gesellschafterversammlung wirksam zu fassen. Im Allgemeinen sollte über eine Anpassung der Satzung nachgedacht werden, um insbesondere Video- oder Telefonkonferenzen als zulässige Form für eine Gesellschafterversammlung einzuführen.